Plan van aanpak (1): De voorbereidende fase

1-Bepaal een duidelijke scope voor het project

  • Vermijd dat later “vergeten” elementen moeten worden toegevoegd
  • Geef ook duidelijk aan wat niet “in scope” zit

2- Definieer een exacte specificatie

  • Vermijd dat later nog extra voorwaarden dienen toegevoegd worden.
  • Mocht dat toch nodig zijn herzie dan zeker timing en kost ipv het gewoon aan het .goedgekeurde project toe te voegen en al een deel marge op te offeren.

3-Zorg voor gedetailleerde quotaties en contracten van leveranciers ( van producten, diensten en personeel)

  • Sluit geen compromissen tgv van opgelegde tijdslimieten omdat na officiële goedkeuring van het projectplan extra’s veel moeite tot goedkeuring vragen.
  • Zorg dat alle elementen van de contracten door iedereen goed begrepen worden. Vraag aan de leverancier voor verduidelijking waar nodig .Zorg dat wat wij verwachten en wat zij denken te moeten leveren overeenstemt.
  • Voeg een lijst van definities toe zodat iedereen hetzelfde verstaat.

4- Creeër een realistische roadmap

  • Blijf weg van achterwaarts plannen (van de opgelegde einddatum naar vandaag). Je zal nog enkel bezig zijn met het tussen wringen van milestones.
  • Voorzie altijd een buffer voor onvoorziene omstandigheden (die zijn er altijd).
  • Bepaal duidelijke realistische tussentijdse doelstellingen met hun target date.

5- Stel een competent projectteam en project manager aan

  • De leden van het team en de leider dienen capabel te zijn en beschikken over de nodige tijd om het project uit te voeren en te leiden.
  • Wanneer een project als de hoofdtaak wordt voorzien voor de project manager (en zelfs voor sommige teamleden) , zorg ervoor dat dat zo blijft en dat hij/zij er geen extra opdrachten dient bij te nemen.

6-Zorg voor een haalbaarheidsstudie

  • Betrek daarin alle relevante partijen om alzo een buy-in te krijgen
  • Bepaal op voorhand wanneer het project als “afgewerkt” zal worden beschouwd